Las compañías se han puesto manos a la obra para controlar los costes de impresión. Garantizar una impresión de calidad, no hacer perder el tiempo a los empleados o contar con los mejores equipos son aspectos clave en una compañía para optimizar los recursos que destinamos a nuestra actividad, dirigiendo el gasto adonde verdaderamente hace falta y reduciéndolo en los costes de impresión. Esto permite incluso elevar la calidad de los documentos y la satisfacción de los empleados. Externalizar y contar con un servicio de mantenimiento de impresoras fuera de nuestra empresa es una gran solución que aporta una serie de grandes ventajas a la hora de realizar un control de impresión. ?
Razones por las que externalizar el control de impresión
Las empresas, poco a poco, van descubriendo que externalizar el mantenimiento de las impresoras para controlar los costes de impresión puede ser considerablemente más económico y ayuda a alcanzar el objetivo de ser más eficiente.
Si bien pocas empresas lo saben, el servicio de mantenimiento externalizado puede ser una decisión increíblemente beneficiosa para la empresa. Estos servicios de control de impresión harán que la compañía se concentre en sus productos y servicios y reduzca los gastos al mismo tiempo. ¿Qué beneficios conlleva un servicio de mantenimiento de impresoras externo? A continuación, se ofrecen las claves más importantes.
1. Reducir costes: la administración de la impresión tiene la capacidad de reducir todos los gastos relacionados de una empresa a una estructura simple de coste por página. Este gasto cubrirá todo, desde suministros de impresión hasta un plan de mantenimiento para las máquinas.
2. Administrar el uso del documento: con los servicios de impresión externos, las empresas tienen la capacidad de realizar un seguimiento y administrar los hábitos de impresión de sus empleados. Esto ayudará a controlar los costes, reducir los errores y administrar los procesos de documentos. Especialmente las pequeñas y medianas empresas, las cuales con el servicio de Fabricom consiguen reducir la factura mensual de forma importante, optando por controlar los costes de impresión.
3. Facilidad de mantenimiento: los técnicos de la empresa ya no tendrán que estar pendientes del funcionamiento de la impresora. Además, con el mantenimiento programado, las máquinas funcionarán con menos problemas y mejorarán la eficacia general.
En qué consisten los trabajos de control de impresión
Revisar los dispositivos con los que cuenta la empresa es sumamente importante para cuidar los activos de la compañía. Con el gran uso de impresión, escaneado, generación de informes o copias es normal que estos servicios fallen habitualmente.
Contar con un servicio de mantenimiento ayuda a frenar su deterioro y a disponer del mejor servicio técnico cuando se presentan fallos en la impresión de documentos u otras labores. Además, se logra extender su vida útil realizando un mantenimiento preventivo y correctivo.
¿Qué beneficios conlleva el mantenimiento externo de impresoras para las pymes?
En primer lugar, se destaca un ahorro de costes al detectar o paliar cuanto antes cualquier error de los dispositivos. Encuentra los desperfectos antes de que se vuelvan más importantes, evitando un problema mayor, además de alargar la vida de los equipos.
Por otra parte, el mantenimiento puede detectar a tiempo fallos en los dispositivos y, por último, evitar pérdidas de eficacia y de tiempo, ya que se cuenta con equipos que funcionan de una manera correcta.
Mantenimiento de prevención y reparación de impresoras
Estos servicios están también orientados a prevenir fallos en impresoras, lo que puede hacer ahorrar a una pyme una gran cantidad de dinero. Existen dos tipos de mantenimientos:
– Preventivo: detecta posibles fallos de las impresoras. Así se evitan averías que paralicen o afecten a la empresa. Es el caso de limpiezas generales externas e internas o la revisión de todo tipo de componentes, así como del lavado de cabezales.
– Correctivo: se consigue reparar problemas que ya se han generado y que tienen consecuencias graves. Es un tipo de mantenimiento más reactivo: desatascar papel o reparación de componentes mecánicos y eléctricos.
En ambos casos, estos dos mantenimientos se realizan cuando se externaliza el servicio; aunque cada uno está dirigido a un objetivo diferente, se proporciona a la empresa un gran servicio de calidad en la oficina con un personal cualificado y de confianza.
Factores que se deben considerar en el mantenimiento de impresoras
Para mantener de forma eficaz una impresora se deben considerar los siguientes factores:
– Realizar pruebas programadas y avisadas a la empresa con suficiente antelación.
– Respetar fechas y horarios para el mantenimiento.
– Abrir un registro del proceso o revisión realizada.
– En el informe de registro, abrir todo tipo de modificaciones e informar de cualquier detalle relevante.
Con el potencial de impulsar a la empresa en productividad y reducir los gastos, la gestión de impresión con servicios externos es una ventaja definitiva para realizar un buen control de impresión gracias a un servicio de mantenimiento de impresoras. Es recomendable informarse ahora de cómo puede beneficiar a un negocio en particular.
