El control completo de impresión es un tema que interesa a toda organización. En cualquier empresa, cada día se genera un volumen importante de documentación. Aunque hoy en día muchos documentos están digitalizados, aún existe una cantidad elevada de información que debemos imprimir y gestionar en formato papel. Por ello, la impresora es uno de los elementos comunes en cualquier empresa.

Sin embargo, es necesario que realicemos un buen control de los procesos de impresión, ya que en función de este control se pueden alcanzar ahorros importantes en la empresa. Todos los trabajadores hacen uso de los sistemas y es fundamental tener un conocimiento sobre cómo se lleva a cabo este control de impresión en la empresa.

Pasos para el control de impresión

Cuando llevamos a cabo la contratación de un servicio de impresora, solemos contratar adicionalmente un plan específico para controlar el proceso de impresión. El control completo de impresión también supone una forma de lograr un control de gastos de impresión.

El objetivo principal que perseguimos con esto es que los trabajadores sean conscientes del nivel de gasto que pueden estar generando en la empresa si no tienen precaución con el volumen de impresión de documentos. Esto es especialmente importante en empresas de gran tamaño y en empresas donde existen varios equipos de impresión distribuidos por departamentos.

Los pasos necesarios para que llevemos a cabo un adecuado control de impresión son los que se describen a continuación:

Control y gestión de impresión

Una de las tareas principales que realizamos por parte de las empresas que ayudamos con el el proceso de impresión es llevar un control del uso que se hace de todas las impresoras disponibles en la organización. De esta forma, lo que hacemos es establecer un filtro de los trabajos de impresión, realizar un control por usuario, una aprobación y una liberación de trabajos individuales de impresión. Lo que buscamos en este punto es tener un conocimiento completo de cómo se está realizando el consumo de las impresoras y la intensidad de uso que tienen. Necesitamos conocer qué usuarios imprimen más o cuáles no hacen uso de la impresora, así como la frecuencia de impresión y el volumen de páginas que imprimen en cada ocasión.

Analizar el uso de las impresoras

Otro aspecto que tenemos muy en cuenta es el análisis individualizado por cada equipo de impresión. De esta forma, proporcionamos informes sobre qué nivel de uso tiene cada equipo conectado a la red interna de la empresa. Se puede conocer el volumen de documentación generada, así como el nivel de gasto de tinta diario.

Controlar el coste

Tan importante como conseguir una optimización en el uso de los equipos de impresión es conseguir un ahorro importante en el uso de estos equipos. Es necesario tener un coste controlado y eso lo conseguimos siempre que se realice una correcta comprobación de los trabajos de impresión, incluso realizando una asignación de costes por trabajador en la empresa. La generación de informes detallados con esta información es muy útil para poder llevar a cabo este control.

Políticas de impresión

Otra de las fases que empleamos en este proceso de control de los gastos y de los costes es la elaboración de una política de impresión. De esta forma, la empresa puede establecer cuáles son las normas que deben seguir los trabajadores a la hora de imprimir documentación. Algunos aspectos que solemos incluir en estas políticas son los relativos a desaconsejar la impresión de los correos o bien a obligar a la impresión a doble cara.

Impresión controlada y desde cualquier lugar

Otro aspecto a tener en cuenta es la posibilidad de permitir que los usuarios puedan saber cuándo es posible imprimir y que no permitamos que la impresión se lleve a cabo si no está presente el usuario. Un punto importante en esta misma medida es facilitar un acceso remoto de los trabajadores a la impresora permitiendo que puedan imprimir desde cualquier parte donde estén.

Estas medidas o pasos que hemos descrito ayudarán de forma importante en la reducción de costes cuando se emplean equipos de impresión en las empresas. Aunque casi todas las empresas tienen equipos de impresión, todavía no tenemos consciencia del impacto que un mal uso de estas impresoras puede tener en los resultados económicos de la empresa.

El control completo de impresión es un proceso necesario en toda organización. No debemos dejar las tareas de gestión diaria, y de administración del uso de estos equipos por parte de los trabajadores, al azar. Tanto si tenemos una sola impresora como si contamos con todo un parque de impresoras en organizaciones grandes, es fundamental tener un control de todo este proceso de impresión y, por tanto, te animamos a que no dudes en informarte y solicitar tus servicios para empezar a ahorrar.