Uno de los quebraderos de cabeza que tienen las pymes para optimizar sus recursos productivos es cómo evitar las malas prácticas con la impresora. La impresión es un servicio imprescindible para el buen funcionamiento de una empresa, pero en ocasiones podemos encontrarnos con máquinas complejas y no exentas de cierta dificultad para el funcionamiento e incluso para su mantenimiento. Es por ello por lo que para realizar un correcto control de impresión debemos seguir algunas pautas en materia de seguridad, siempre teniendo en cuenta que el buen uso de las impresoras multifunción en el ámbito profesional repercutirá de forma beneficiosa en nuestro balance económico.

Ubicación de la impresora

Dentro del protocolo de riesgos laborales de la empresa tendremos que incluir la fotocopiadora profesional y otorgar a la máquina un espacio propio dentro de la oficina. La ubicación seleccionada debe ser un espacio totalmente acondicionado para el uso, con amplitud para favorecer el trasiego de personas y con la suficiente ventilación con el objetivo de evitar en el ambiente la acumulación de partículas tóxicas derivadas de su uso. El espacio que hemos seleccionado habrá de ser exclusivamente reservado para la impresora.

Conocimiento del funcionamiento

Aunque pueda resultar un trabajo laborioso, es importante que leamos íntegra la guía de funcionamiento para sacar el máximo rendimiento a la máquina. De esta forma controlaremos los costes de impresión y aprovecharemos al máximo todas las posibilidades que nos brinde la impresora, así como el software que incluye, que nos permitirá conectar en línea diferentes ordenadores con el terminal de impresión.

La utilización de la impresora profesional multifunción sin el conocimiento previo de su funcionamiento puede acarrear problemas en la configuración de la máquina, hasta el punto de que sea necesario que llamemos al servicio técnico para resolver las incidencias que pudiesen originarse con un mal uso de la misma.

Mantenimiento y limpieza de las piezas

La limpieza y el mantenimiento son un punto clave para evitar malas prácticas con la impresora. En este punto debemos tener en cuenta diferentes actuaciones que siempre tendremos que cumplir:

Limpieza de polvo

De esta forma evitaremos que el polvo interfiera en filtros, ventiladores y cualquier tipo de pieza que pueda verse afectada por la acumulación de partículas de polvo que puedan interferir en el correcto funcionamiento.

Cristal del escáner

Esta superficie debe estar siempre reluciente con el objetivo de que el proceso de impresión resulte satisfactorio. Para ello es necesario que limpiemos la superficie con limpiacristales de forma periódica.

Placa blanca

Es muchas ocasiones es la gran olvidada. La placa blanca que cubre los documentos tiene que presentar también un óptimo punto de limpieza, por lo que deberemos cuidar su estado, vigilando también su aspecto físico con la idea de que no dañe los documentos que queremos fotocopiar.

Restos de tinta en el tóner

Para cuidar al máximo la calidad de la impresión deberemos limpiar los restos de tinta que pueden quedar acumulados en el tóner. Una buena opción es hacerlo con algodón que previamente habremos empapado en el alcohol y esperar a que se seque la superficie antes de volver a imprimir.

Correcta manipulación

El uso cotidiano de la impresora siempre puede generar imprevistos, como es el caso de los típicos atascos de papel. En este sentido, es importante que contemos con un equipamiento adecuado para proceder a la manipulación de la máquina, utilizando siempre guantes. También debemos tener en cuenta que existen pequeñas piezas que solo pueden ser manipuladas por los profesionales del servicio técnico para evitar males mayores.

Como conclusión, son varias las medidas de seguridad que debemos tener en cuenta si queremos evitar malas prácticas con la impresora en una pyme para controlar los gastos de impresión, que podrían dispararse en el caso de una utilización incorrecta. La ubicación, el conocimiento previo del funcionamiento de la máquina, la limpieza o la correcta manipulación de las piezas son pilares fundamentales sobre los que tendremos que incidir para conservar correctamente el buen estado de nuestra impresora de uso profesional.

¿Cómo controlar los costes de impresión en pymes?

Existen alternativas fiables que permiten a las pymes externalizar los trabajos de impresión, eliminando así todos los quebraderos de cabeza mencionados anteriormente, como evitar las malas prácticas con la impresora. Y ganando así la empresa en eficiencia productiva. En Fabricom brindamos a las pymes un servicio de impresión de pago por página, una opción ventajosa gracias a la cual eliminaremos la impresión accidental y no deseada, a la vez que contaremos con una monotorización de toda la actividad de impresión que desarrollemos para el correcto ejercicio productivo de las pymes. De esta forma conseguimos reducir los costes de impresión a los que tienen que hacer frente las empresas, siempre después de analizar minuciosamente las necesidades operativas de cada firma. Es por ello por lo que desde nuestra empresa proponemos soluciones individualizadas y ajustadas a las verdaderas exigencias de cada cliente.