En las oficinas de nuestro país, ya bien sean de grandes, medianas o pequeñas compañías, existe muchas veces un uso indiscriminado de de las impresoras. No solo hablamos de que existen trabajadores que no realizan un control de impresión ni de copias que realizan, sino que además usan la impresora para copiar documentos que no tienen nada que ver con la actividad empresarial de la compañía. Normalmente, es difícil detectar el uso inapropiado de la impresora en la oficina, pero en algunas ocasiones salta la voz de alarma cuando el coste de imprimir los documentos en exclusiva para la empresa no corresponde con la factura final. Es en este momento cuando las corporaciones toman una drástica decisión (acertada): realizar un control de costes de impresión para lograr aligerar esa factura y centrarse en la actividad de la empresa al cien por cien.
¿Está cifrado el uso inapropiado de las impresoras en la oficina? ¿Qué documentos imprimen los trabajadores? ¿Cómo podemos detectar un uso indiscriminado de las impresoras por parte de los empleados? A continuación, toda la información.
¿Qué ocurre en las empresas sin control de impresión?
En las empresas en las que no existe un control de impresión, el 75 % de los empleados afirma imprimir documentos personales que no tienen nada que ver con la labor que desempeña la empresa. Según diferentes estudios realizados por empresas que aportan soluciones de impresiones, tres de cuatro trabajadores realizan copias indiscriminadas y sin el consentimiento de sus superiores: imprimen cualquier copia y, además, en el horario de trabajo u oficina. Esto incrementa el coste de mantener las impresoras y reduce la productividad de la compañía.
Los trabajadores que realizan estas copias confiesan imprimir, como mínimo “diez copias al mes sin consentimiento y, en algunos casos, una al día”. Este uso inapropiado no solo incrementa la factura cada mes (costes de electricidad, papel o tóner) sino que además reduce la vida de los dispositivos al contar con un mayor desgaste. Por otro lado, entra en juego también la conciencia ecológica, puesto que el 55 % de los encuestados que realizaban estas copias afirman no pensar en un uso racional de la impresora.
Los encuestados creen que las empresas pueden detectar el uso inapropiado de la impresora contando con un control de costes de impresión
La encuesta recoge que la mayoría de los empleados, un 43 %, apoya la contratación de un sistema de control de impresión para que la empresa detectara un mal uso de las impresoras. Además, los empleados son conscientes de que el uso inapropiado perjudica a la empresa, sobre todo de cara a no contener los costes de impresión, puesto que un 30 % de ellos reconoce que esta actividad no es beneficiosa para la corporación.
¿Qué imprimen las personas que realizan copias inapropiadas en la empresa?
La mayoría de los trabajadores que imprimen en el trabajo copias que no tienen que ver con la actividad laboral, confiesan que las copias realizadas, en muchos casos, son para terceras personas. Por ejemplo, diferentes documentos para sus hijos (desde tareas escolares, autorizaciones o el pago de otras actividades) o trámites administrativos (desde el borrador de la campaña de la Renta, pasando por multas de tráfico y facturas de la luz o teléfono).
En otros casos, este uso irracional de las impresoras puede poner en peligro la reputación de la empresa. Algunas copias realizadas, como los panfletos políticos o datos personales, pueden dañar la imagen de la compañía al asociar la copia con la empresa.
Las empresas pueden detectar el uso inapropiado de la impresora gracias al control de costes de impresión
Aunque al principio es complicado detectar si existe y quién realiza estas copias indiscriminadas, lo cierto es que la única forma de evitar que se produzcan estos usos poco éticos es realizando un control de impresión. Gracias a un control de costes de impresión, se puede saber qué copias realizan los trabajadores en todo momento y hacer un seguimiento del número de hojas gastadas.
Además de las ventajas que supone externalizar el servicio de impresión en la empresa (independientemente del tamaño) en ahorro económico, lograremos un mayor cuidado del medioambiente y ganar en productividad. Cada vez son más las empresas que optan por esta solución, que optimiza los recursos y centra la actividad de la corporación en lo verdaderamente importante.
Lo ideal para detectar el uso inapropiado de la impresora es contar con un control de costes de impresión. Gracias a él, podemos llegar a reducir el consumo de papel y el gasto de las impresiones hasta un 60 % lo que permitirá que la empresa se centre en su actividad, reducir el consumo de papel (mejorando el medio ambiente) y además consiga contar con el mejor equipo de mantenimiento. Por otro lado, la empresa contará con los mejores dispositivos de impresión que existen en el mercado. Para lograrlo, contacte con Fabricom para externalizar los servicios de impresión.
