Todavía hay gente que no sabe para qué sirve el accounting de impresión, y por eso no lo utiliza como técnica de ahorro y control. El accounting de impresión o las soluciones de gestión de impresión, agrupan aquellas técnicas y tecnologías que permiten al usuario realizar un seguimiento detallado de todos los datos relevantes para el proceso.
Gracias a estas técnicas y aplicaciones, se pueden analizar los costes en que se incurre sistemáticamente en la empresa. Posteriormente, esta información permite tomar decisiones estratégicas sobre cómo optimizar procesos. En el caso de los procesos de impresión, es fundamental analizarlos para conocer:
1. El coste de suministros en que incurrimos.
2. El consumo real de cada usuario o grupo de usuarios.
3. Los equipos que más se utilizan, más rápidos trabajan y otros datos de eficiencia.
4. Índices, como la dimensión media de cada trabajo, el tiempo que se tarda en imprimirlo o el coste medio del trabajo.
Análisis de equipos
Generalmente, los equipos de impresión incorporan aplicaciones de análisis de uso. Sin embargo, las soluciones de accounting de impresión permiten agregar los datos, de modo que la lectura de la información resultante tenga valor para la toma de decisiones estratégicas.
Además, los análisis de resultados permiten al gestor decidir si vale la pena invertir más o menos en cada tipo de equipo. Los datos agregados arrojan información sobre la velocidad y rentabilidad de cada dispositivo. Además, al cruzar estos datos, puede obtenerse información sobre la saturación de las impresoras de un despacho o planta, o comparativas de rendimiento.
Por tanto, las soluciones de gestión de impresión son la herramienta idónea para que una empresa pueda optimizar sus inversiones y retornos en copias e impresiones. Esto le permitirá trabajar más rápido y ahorrar en reparaciones o compras de equipos menos eficientes, así como distribuir mejor sus dispositivos.
Análisis de usuarios
Las soluciones de gestión de impresión permiten generar perfiles de usuarios y grupos. De este modo, arrojan datos desagregados sobre quién está consumiendo cuántos recursos. Sea como profesional o como departamento.
Este control permite el establecimiento de objetivos de ahorro y políticas de impresión. Por ejemplo, se pueden integrar tarjetas de usuario que permitan un gasto determinado. Y este consumo permitido puede variar dependiendo de las funciones del usuario, o del departamento al que pertenezca.
Esto permite una mejor planificación de gastos, ya que la creación de niveles de usuarios determinará cuántas copias o cuánto saldo tiene cada trabajador y/o departamento. Puede ser el departamento el que se encargue de autorizar las copias y repartir el saldo global. De este modo, los usuarios participarán en la gestión de los programas de ahorro.
Cómo reducir los costes de impresión
Los sistemas de gestión de la impresión permiten ahorrar de muchas formas. Por ejemplo, limitando la impresión a color, forzando la impresión a doble cara o estableciendo calidades de impresión o del papel.
Pago por uso
El pago por uso es una manifestación de la economía colaborativa. Básicamente, consiste en utilizar equipos muy costosos sin necesidad de comprarlos o alquilarlos. Solo se paga el uso que se hace de los mismos. De este modo, el coste de compra e inversión de estos caros equipos es satisfecho entre todos los usuarios.
Además, los usuarios no solo ahorran en la compra del equipo, sino también en los costes fijos de mantenimiento. Por eso, pueden beneficiarse siempre de los últimos avances tecnológicos. Internet ha facilitado tremendamente el acceso a este tipo de consumo, y su control.
Qué aporta a este sistema el accounting
Los sistemas de pago por uso o pago por copia no aseguran un adecuado control de gastos. Por eso, la única forma real de tomar las decisiones adecuadas en nuestra empresa es recurrir a soluciones de gestión de impresión.
Además, son estas soluciones las que permiten monitorizar adecuadamente el funcionamiento y rendimiento del parque de impresoras. Da igual que sean de nuestra propiedad o que recurramos al sistema de pago por copia. Sin el accounting de impresión no hay forma de controlar la rentabilidad de los equipos.
Conclusión: para qué sirve el accounting de impresión
En definitiva, hayamos optado por sistemas tradicionales como la compra o por las nuevas opciones como el pago por uso o pago por copia, los sistemas de gestión de impresión nos permitirán:
1. Analizar con precisión nuestros costes y necesidades de impresión.
2. Contratar la modalidad de impresión que mejor se adapte a estas necesidades.
3. Establecer medidas de gestión y ahorro para optimizar la eficiencia de la empresa u organización. En este sentido, pueden establecerse políticas de ahorro, permisos de usuarios o, simplemente, distribuir mejor los equipos.
Para quienes estén buscando soluciones de ahorro y eficiencia en impresión, disponemos de un servicio de cesión de equipos y pago por uso. Analizamos las necesidades de empresas y pymes y ofrecemos soluciones que garanticen la calidad y el resultado. También resolvemos consultas a quienes no están seguros de para qué sirve el accounting.
