En cada hogar o empresa, cuando elegimos una impresora, siempre nos preguntamos por los costes. No solo por el coste real de los cartuchos o de la impresora, también por los costes ocultos de la impresión. Es decir, los costes de imprimir, que no se especifican y que son importantes, son ocultos, como puede ser el coste de las averías o la electricidad. Cuando vemos que los costes se elevan y se elevan, incluso en la mayoría de casos por encima del coste de la propia impresora, es cuando nos replanteamos cuántas veces vamos a usarla. Es aquí cuando hacemos un control de impresión, realizando un control de costes de impresión. Pero no todas las personas ni empresas lo realizan, ni se dan cuenta. Hay que añadir el mal uso de las impresoras: 3 de cada 4 empleados utilizan la impresora del trabajo para imprimir documentos personales.

Los costes de impresión pueden suponer un gasto importante para la empresa

Según diversos estudios, los costes ocultos de impresión pueden llegar a consumir hasta un 4 % de los costes fijos de la empresa, siendo en muchos casos las compañías poco conscientes de este gasto. Las empresas que no logran monitorizar estos gastos están gastando más de lo adecuado en vez de destinar los recursos económicos a otras áreas más productivas y beneficiosas para la propia actividad empresarial. Contratar un servicio de impresión que nos gestione las impresiones, es la mejor forma de ahorrar en costes y controlar los recursos de los que disponemos. Además, lograremos mejorar el medio ambiente.

Es imposible una oficina o empresa sin documentos e impresoras. En muchos casos, quedan fuera de los recortes de presupuesto. Esto es así y, por lo tanto, debemos conocer el verdadero coste de las impresoras. Se calcula que el 92 % de las compañías imprimen documentos todos los días con la mitad de ellos realizando diez copias diarias. Tener una evidencia física de un documento original o legal, además de no fiarnos del documento electrónico, son las principales razones.

¿Sabrías cuáles son los costes ocultos de la impresión? A continuación te contamos todos al detalle.

Costes de equipos

En estos costes, hay que añadir el coste de la adquisición de memorias, discos duros o bandejas de entradas de mayor capacidad que utilizamos junto con la impresora. Es un coste que viene añadido al coste de impresión.

Consumibles

Es el que más gasta, suponiendo casi la mitad del gasto. Hablamos del propio papel, el tóner, cartuchos de tinta, cintas… además, hay que incluir que algunos cartuchos pueden ser de color, lo que encarece más las impresiones.

Impresión innecesaria

En este punto, hablamos o bien de la picaresca o de un exceso de impresiones. En el primer motivo, son muchos los trabajadores que imprimen en la empresa todo tipo de documentos personales sin autorización de la empresa. Ya bien sea un documento médico, entregar fotocopias o apuntes para los hijos o imprimir un billete de avión para las vacaciones… todo vale. En el segundo caso, en un exceso de impresiones, se da por un uso indiscriminado de las impresoras para la actividad de la empresa. Muchos trabajadores, antes de recurrir a un documento en Internet o a la copia digital, recurren sin pensarlo en tener folios y folios en los cajones para justificar una actividad o un documento legal.

Electricidad

El consumo de energía representa alrededor del 20 % del coste total de su vida útil.

Averías

Es otro gasto que deberemos añadir por si se produce una avería en la máquina de impresión. El coste por copia se encarece al afrontar un gasto de mantenimiento.

Elegir malos equipos

Escoger las impresoras más baratas muchas veces no siempre es la buena opción. Algunas de ellas consumen más tinta, lo que obliga a cambiar los cartuchos con frecuencia, además de sufrir averías como contamos en el punto anterior. Por lo tanto, una mala elección de la impresora puede producir gastos extra a los habituales.

Cómo evitar los costes ocultos de impresión

Además de realizar una campaña de sensibilización para reducir los costes ocultos de la impresión, se recomienda a las empresas que cuenten con un mecanismo de control que logre reducir los gastos que generan sus propios trabajadores. Desde optar por almacenar todos los documentos que se impriman hasta el pago por copias registrado a cualquier escala. Se puede optar por no pagar la máquina en la empresa, pero sí por el uso por páginas imprimidas, conociendo las impresiones totales y pagando por uso. En este sentido, hay empresas como la nuestra que ofrecen un servicio a medida de la empresa que mejora los costes, garantizando la calidad y efectividad del resultado. Es posible ahorrar en los costes de impresión. Se calcula que las empresas europeas pierden cada año 400 millones de euros por hacer un uso ineficiente de las impresoras.

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