En la actualidad, existen un buen número de herramientas de gestión de la impresión que sirven para facilitar, personalizar, acelerar y, en general, mejorar el servicio de control y gestión de impresión. A continuación, hablaremos de algunas de las más populares en este momento.
Control de impresión: las herramientas más populares de control y gestión de impresión
Herramientas para escanear documentos
Algunas de las más utilizadas del momento son las herramientas que permiten escanear los documentos en papel. Una vez escaneados, pueden editarse y trabajar con ellos de manera interna. Algunas de estas herramientas permiten reducir el tiempo de trabajo de manera drástica.
Herramientas de personalización de documentos
En muchas ocasiones, personalizar documentos para una empresa de manera manual puede ocupar hasta horas o días. Para agilizar estas tareas, hay herramientas que se encargan de personalizar documentos como diplomas, cartas a clientes o notificaciones.
Algunas incluso permiten personalizar PDFs y SMS para mandar en cadena, utilizando las bases de datos, y mantener informados a los clientes.
Herramientas para el control de imagen y del color
Se trata de herramientas para corregir el brillo y el contraste de las imágenes, así como igualar colores, entre otras cosas, para que los documentos sean idénticos. Además, aunque los archivos se vuelvan más pesados, estas herramientas agilizan los procesos para que se impriman de manera rápida igualmente.
También permiten guardar diseños y aplicarlos en documentos posteriores, para poder gastar menos tiempo en futuros trabajos.
Una de las herramientas más completas: las que se encargan de la seguridad
Estas son herramientas muy útiles ya que realizan un gran número de funciones. Para empezar, y como función principal, dotan de mucha seguridad y control a las impresiones, sin afectar a la calidad. Entre los temas de seguridad, se incluye el poder programar la necesidad de autentificación de los usuarios, para imprimir de manera segura desde cualquier sitio. También se incrementa el control en el uso y en los costos de impresión, lo que ayuda en temas ecológicos. Además, se permite el pago por uso.
Herramientas convertidoras a Office
Se trata de herramientas que permiten convertir documentos en PDF o impresos, y transformarlos en documentos de Office. Esto permite poder trabajar con ellos, editarlos, subirlos al servidor o lo que se necesite.
Estas herramientas permiten reducir la probabilidad de errores de captura. Además, también permiten la inclusión de contraseñas para mantener la seguridad de los documentos PDF.
Herramientas para la calificación de exámenes
Estas herramientas sirven para acelerar la corrección de test y poder evaluarlos en poco tiempo. Además, da datos de valor estadístico, como cuáles fueron las preguntas en las que hubo más errores, la estadística media de las evaluaciones, etc.
Todos estos datos permitirán agilizar el trabajo de evaluación y también de análisis de los exámenes.
Ante el temor a que la información sea sustraída, hay otro tipo de herramientas para mantener la seguridad; en este caso, las de encriptado
En todas las empresas suelen almacenarse archivos, ya sean temporales o no, en la nube o en el servidor de la empresa. Dentro de estos datos, hay algunos cuya exposición es potencialmente peligrosa; por ello, es especialmente interesante la encriptación del disco duro. Esta herramienta, además, permite el borrado periódico de los archivos temporales.
Por otra parte, si se cambia de ordenador, el disco duro se formatea y, si este es extraído previamente, no puede sacarse la información que contiene.
Otros tipos de impresión
Existen también otros tipos de impresión para facilitar más opciones sea lo que sea lo que necesite el cliente. Aquí, hablaremos por ejemplo de las impresiones desde iOS o la impresión móvil, para el resto de sistemas (los no Apple).
Sin embargo, resulta especialmente interesante la impresión biométrica. Este tipo de impresión permite el control de la impresión, copiado, escaneo y demás funciones utilizando el mapeo de las venas del dedo como sistema de seguridad. De esta forma se logra un control del acceso de la forma más limitada posible.
Conclusiones a sacar de todas estas herramientas
Si algo podemos sacar en claro es que, a día de hoy, las posibilidades en los temas de impresión son múltiples. Además, no solo se pueden mencionar las diferentes variedades por las que se pueden optar, sino que destacamos también los múltiples avances en cuanto a la seguridad. También es importante todo lo que se ha conseguido agilizar el proceso, reduciendo no solo los tiempos de trabajo (y ahorrando costes, ya que es tiempo que en la empresa se puede dedicar a otros aspectos), sino también el peso de los archivos, logrando que no se saturen los equipos de la oficina.
Como verás, las opciones de herramientas de control de impresión son múltiples. Solo tienes que buscar entre estas y seleccionar las que mejor se adapten a las necesidades de tu empresa, para lograr una impresión ágil, rápida y segura.
