La máxima de una empresa es la rentabilidad. Una de las claves para conseguirla está en el control de costes. En este post se explican cuáles son las ventajas del pago por uso en impresión, lo que se conoce también como el outsourcing de impresión o externalización del parque de impresoras.
Básicamente, el sistema consiste en que las empresas proveedoras de este servicio realizamos un estudio de su compañía para diseñar un plan estratégico de su parque de impresoras. Estudiamos al detalle el volumen y las características de sus impresiones para después disponer las máquinas más adecuadas en cada zona. La empresa solo pagará por lo que consume, es decir, establecemos lo que se conoce como pago por copia.
Beneficios del pago por página
1. Más eficiencia
El estudio que realizamos de las necesidades de la empresa nos permite disponer las máquinas de manera estratégica en toda la compañía. Cada área dispone de la más adecuada. Por ejemplo, marketing contará con equipos de alto rendimiento puesto que necesita preparar presentaciones y trabajos de alta calidad, en cambio, en administración será suficiente con una máquina de menor categoría si el uso que hacen es el de las copias en blanco y negro.
Además, establecemos un sistema central de control. La empresa conoce al detalle el volumen de las impresiones que se realiza en cada departamento, con lo que puede limitar el uso de las fotocopias e impresiones que no sean con fines empresariales. Optimizamos así la gestión de todo el parque de impresoras.
2. Ahorro de costes en el pago por copia
Los gastos en impresión son importantes si no se mantiene un buen control y no siempre se gestionan adecuadamente. Gracias a la externalización del servicio, la empresa consigue ahorrar y disponer al detalle del coste que supone y, después, declarar las facturas en los tributos pertinentes.
Por otra parte, la empresa no necesita realizar una gran inversión en equipos de impresión para amortizar a largo plazo, puesto que es la empresa de servicios la que suministra todas las máquinas. En el momento en que una falla, la sustituimos inmediatamente por otra para que no afecte a al productividad del cliente. Tampoco ha de preocuparse de los consumibles, ni del servicio técnico. En el pago por copia está incluida la asistencia técnica y es nuestra empresa quien controla los recambios.
3. Más productividad
La productividad de una empresa mejora por varias razones. Primero porque ya no ha de preocuparse de los problemas con las impresoras. Ante cualquier avería, dispone de inmediato de una máquina sustituta de las mismas prestaciones para que pueda seguir con su trabajo. Por otra parte, tampoco ha de preocuparse por cambiar la tinta, ni comprar consumibles, ya que nuestra empresa de servicios es la que se ocupa de que disponga de los equipos en perfectas condiciones para hacer sus copias o impresiones.
Además, también mejora la productividad, porque emplazamos los equipos en los lugares adecuados de cada departamento. Está todo pensado para que los trabajadores no pierdan tiempo en desplazamientos innecesarios, ni tampoco a la espera. Nos ocupamos de que las máquinas sean rápidas y eficaces en cada una de las impresiones. Al final, esos pequeños segundos de ahorro en tiempo suman muchas horas a lo largo del año. Es un tiempo que los empleados ocuparán en sus cometidos en la empresa.
4. Más transparencia
Nuestros clientes disponen de toda la información sobre las impresiones que se realizan en cada departamento. De esta manera, se eliminan los costes ocultos que conlleva la partida de impresión y se limita el uso de los recursos de la empresa para fines personales.
En función de las características y volumen de cada organización, se establece una tarifa o un presupuesto mensual. De esta manera, la empresa conoce el gasto de la partida de impresión de antemano, lo que le permite reducir en un 30 % el coste que tenía y ajustarlo al presupuesto anual que tiene planteado.
5. Se evita la obsolescencia tecnológica
Nuestra empresa se ocupa de que se disponga de equipos de alto rendimiento y última generación sin realizar una inversión inicial. Nos preocupamos de renovar el parque de impresoras de la compañía y la renovación no implica ningún coste añadido al del contrato de pago por copia.
El pago por página o pago por copia es un sistema que se ha generalizado entre las empresas y las administraciones públicas. La comodidad que ofrece el servicio y la eficiencia se han consolidado en dos pilares fundamentales del outsourcing de impresión.
Ahora ya conoce cuáles son las ventajas del pago por uso en sistemas de impresión. La optimización de los recursos es todo un reto y empresas como la nuestra le ayudan a conseguirlo. En un momento como el actual, es fundamental mejorar la rentabilidad y los beneficios, y para ello es muy importante reducir los costes al tiempo que se mejoran los resultados.
