A la hora de saber cómo realizar una auditoría de control de impresión, conviene analizar diferentes variables que serán las que ofrezcan la información deseada. Como empresa experta en la gestión de parques de impresoras, nuestras auditorías permiten evaluar el entorno de impresión de una mercantil y saber cómo se gestionan las impresiones y los documentos con los equipos que se disponen.

Gracias a la información que se obtiene, podemos realizar un diagnóstico y ofrecer la mejor solución integrada para la empresa. Así, con el control de la impresión, la empresa también mejora el control de costes en general.

Pasos del control de impresión

1. Análisis de la situación

En las auditorías de impresión intervienen diferentes agentes. Uno de nuestros técnicos consultores especializado en auditorías es quien dirige toda la investigación. Para ello, concreta diversas reuniones con el cliente y verifica los parámetros de impresión que tienen los equipos. En determinados momentos, también se instala un software específico que permite controlar las máquinas y obtener los datos que determinarán la estrategia y la toma de decisiones.

La primera información que recabamos es la del mapa del parque de impresoras, fotocopiadoras o equipos multifuncionales que tiene la empresa. Con la relación de equipos, se estudia el uso que se hace de cada uno para proponer las mejoras que sean necesarias. El objetivo último es maximizar la eficiencia y mejorar el control de costes de impresión.

2. Análisis del rendimiento y de la capacidad de los equipos

Una vez se tienen la información sobre los equipos y las impresiones, conviene analizar la capacidad operativa de cada una de las máquinas. Un análisis que se obtiene a partir de las copias que se realizan y del volumen de impresión.

En el mismo informe se detalla la antigüedad de cada máquina, su período de amortización y la eficiencia de la misma. Al hilo de ello, se establecen las necesidades reales que tiene la compañía, puesto que esa información será clave a la hora de determinar qué tipo de equipamiento le permitirá optimizar su productividad.

Por otra parte está el coste referente al servicio y a los suministros. Es importante saber a cuánto asciende el gasto que se destina a los consumibles y al mantenimiento de cada uno de los equipos, al igual que conviene saber cuál es el coste operativo que se tiene. Gracias a esa información, podremos determinar qué tipo de equipos pueden ser más rentables, ya que no solo se trata de obtener copias, sino de que el proceso sea rápido y las impresiones sean de calidad.

Conviene tener en cuenta que un empleado no debería esperar más de pocos segundos a que la copia esté lista, por lo que la rapidez de la máquina es importante. Lo mismo pasa con la calidad de las impresiones, se pierde dinero cada vez que una copia está mal hecha porque la tinta es de mala calidad.

2. Estrategia de plan de mejora

Para lograr el objetivo marcado, como empresa de gestión de impresoras trazamos una estrategia y realizamos una propuesta que permita optimizar las impresiones y las copias de una compañía.

Gracias a la auditoría realizada, obtenemos toda la información que nos permite realizar un informe con las conclusiones y el plan de mejora que le recomendamos a nuestro cliente. Es muy importante estudiar cada caso de manera personalizada para poder brindar la solución que cada empresa necesita.

Entre los puntos de mejora más comunes, es posible que recomendemos un cambio de las máquinas de impresión que no ofrecen el rendimiento que la compañía precisa.

Sabemos que otra cuestión importante para mejorar la productividad de la empresa es la ubicación de los equipos, por eso estudiamos cuáles deben ser los movimientos más adecuados para conseguir situarlos en determinados puntos estratégicos.

Por otra parte, también aconsejamos crear determinadas políticas de impresión que favorezcan la rentabilidad de las copias. Conviene tener en cuenta que determinados departamentos de la empresa deben contar con máquinas propias que les permitan agilizar los procesos, es el caso de las áreas de facturación o de marketing. En cambio, otros, pueden desenvolverse bien con impresoras o fotocopiadores comunes situadas en puntos estratégicos.

La funcionalidad de los equipos también permitirá mejorar la productividad de la empresa, por eso, en las recomendaciones que hacemos tras una auditoría exponemos qué tecnología es la más adecuada para cada área.

Cada vez son más las empresas que confían en nuestras investigaciones para mejorar su propia productividad. Como expertos en el tema, sabemos lo importante que es maximizar la eficiencia. Las impresiones y las fotocopias forman parte de las tareas diarias que se realizan en una empresa, por eso conviene llevar a cabo el control de costes, argumentarlo y plantear nuevas mejoras. A la hora de saber cómo realizar una auditoría de control de impresión, es importante contar con el asesoramiento de una empresa experta como la nuestra que brinde las mejores opciones.

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