A la hora de saber cómo elegir una impresora para la oficina, conviene tener en cuenta diferentes factores. El uso que se haga de la máquina y la cantidad de copias que se precisen, serán determinantes a la hora de tomar la decisión más adecuada. La tecnología y el ahorro son las principales variables a tener en cuenta.
Para las empresas y las pymes, cada vez es más común optar por la externalización de los servicios de impresión y fotocopias. Los sistemas de pago por página se perfilan entre los favoritos para ahorrar dinero y mejorar el control de costes de impresión.
Nosotros sabemos que la inversión en una buena impresora puede ser considerable, y más aún si de lo que se trata es de comprar varias máquinas. Las actuales soluciones integradas ofrecen el servicio de pago por copia en una amplia gama de equipos que se adaptan a las necesidades de las empresas.
¿Cómo elegir una impresora para la oficina?
1. Eficiencia
La búsqueda de la eficiencia es la máxima de cualquier compañía. Y esa máxima también la aplicamos a las fotocopiadoras y a las impresoras, puesto que somos conscientes que deben ofrecer un excelente servicio al tiempo que permitan ajustar los costes.
2. Ahorro económico
La tecnología y la gama se pagan. Muchas empresas quieren la excelencia del servicio que ofrecen los equipos más innovadores, pero la inversión en una máquina de este tipo es muy alta. De ahí que la solución es externalizar el servicio de impresión para pagar solo por las copias que se realizan, cuántas más se hagan más baratas resultan, al mismo tiempo que se dispone de un equipo de última tecnología.
Por otra parte, en el ahorro económico también conviene tener en cuenta el tipo de copias o impresiones que se realizan. Si casi todas son en blanco y negro, con la externalización del servicio se pagarán más baratas estas copias que si fueran en color, con lo que la inversión mensual será más reducida.
3. Mantenimiento y consumibles
Una cuestión de peso que sabemos es determinante en el factor económico que determina una compra es la referente al mantenimiento. Las impresoras son equipos que se utilizan mucho y por su propio uso se pueden estropear. Sin embargo, las empresas no pueden permitirse el lujo de estar unos días sin sus impresoras, ya que las necesitan para su trabajo diario.
Por otra parte están los consumibles, un factor determinante a la hora de escoger el modelo de impresora. Todas las empresas buscan buena calidad, rapidez y que la tinta cueste poco dinero.
La solución en ambos casos es optar por la contratación de una empresa que gestione el parque de impresoras. Como expertos en el tema, nos ocupamos de todo lo referente al mantenimiento de los equipos de impresión de una empresa, para que la compañía no tenga que preocuparse de buscar un técnico, llevar la máquina y quedarse sin el servicio. Cuando se opta por la externalización, las empresas saben que si una impresora no funciona, automáticamente recibirán otra para poder funcionar.
En la misma línea está el tema de los consumibles. Con el pago por página, la mercantil no ha de ocuparse de almacenar tinta, ni tampoco de estar pendiente de su precio o de su consumo, como empresa de servicios, somos nosotros quienes supervisamos todo el consumo para que no falte tinta en ningún momento.
4. Monitorización y gestión
La creación de sistemas centralizados permite agilizar los procesos de una organización. De esta manera, la empresa puede decidir el número de equipos que precisa y dónde los necesita para que los trabajadores puedan acceder rápidamente al sistema.
Además, gracias a los sistemas de gestión integrada, puede disponer de toda la información sobre volumen e impresiones que se realicen, y así obtener datos objetivos que le ayuden a mejorar el control de costes de impresión.
5. La tecnología de impresión
Una vez más, este factor depende de las necesidades que se tengan como empresa. Hay mercantiles que precisan de equipos monocromos para imprimir en blanco y negro. Si no precisan de más tecnología, no tienen porqué pagarla.
La otra opción es la de las impresoras multifunción a color. Unas máquinas que brindan la opción de escanear, enviar fax, imprimir o fotocopiar. Este tipo de equipos, como sun nombre indica, son muy funcionales y prácticos.
Estos son los principales factores a tener en cuenta a la hora de escoger una impresora. Ahora bien, también conviene tener en cuenta la cantidad de las impresiones, el tipo y tamaño de papel, el color o la calidad. Gracias a nuestros servicios para empresas, las compañías pueden externalizar sus impresiones y saber cómo elegir una impresora para la oficina en función de sus propias necesidades. Eso les permite optimizar la gestión de sus costes de funcionamiento y producción.
