Una de las claves para ahorrar costes “invisibles” en las empresas es la externalización del servicio de impresión. Muchas pymes nos preguntan en qué consiste el pago por uso y, por eso, en este post nos centraremos en explicar su funcionamiento que, básicamente, es pagar solo por los documentos que se imprimen o se copian. Nada más.
El outsourcirng de impresión ofrece exactitud, precisión, ahorro y agilidad. Cuatro servicios importantes con los que contribuimos a mejorar la rentabilidad de las empresas.
Cómo funciona un programa de pago por copia en una empresa
Cuando una compañía contrata el pago por uso a través de un proveedor de servicios de impresión, lo que le ofrecemos es lo siguiente:
1. Un precio pactado por cada página impresa
El importe se establece en función del volumen de páginas que se impriman o se copien. A medida que se incrementa el consumo, se reduce el precio por unidad.
2. Cesión del parque de impresoras
Nosotros equipamos sus instalaciones con las impresoras que se precisen. Siempre realizamos un estudio previo de las necesidades de cada uno de nuestros clientes para crear así una estrategia que les permita ahorrar costes y optimizar el servicio.
Cada modelo de impresora dispone de unas características concretas, por eso, en función del equipamiento escogido se establece la cuota mensual con el volumen de copias incluido.
3. Consumibles y servicio técnico
En la cuota mensual acordada están incluidos los consumibles y la asistencia técnica que se precise. Incluso depende de la gravedad de la avería, reemplazamos inmediatamente las máquinas para que la empresa pueda continuar con su actividad. El mantenimiento de todo el parque de impresoras está garantizado en el acuerdo que suscribimos con nuestros clientes.
4. Control centralizado del pago por página
Disponemos de un sistema de monitorización remota para supervisar el funcionamiento de todos los equipos y optimizar su servicio. De esta manera, somos nosotros quienes nos ocupamos de cambiar los consumibles, prever cualquier anomalía y controlar el buen funcionamiento de todo el parque.
5. Ahorro de costes
La empresa puede disponer con exactitud de un presupuesto anual para impresión y tiene la certeza de que la cifra se mantendrá. Así, se eliminan los costes que supone el uso de las impresoras de la compañía para uso personal de los trabajadores.
Por otra parte, gracias a nuestro plan estratégico, los empleados no pierden tiempo en desplazamientos innecesarios o en esperas, puesto que los equipos están situados en lugares estratégicos para agilizar y facilitar el trabajo del equipo humano.
También conseguimos que se ahorren costes al disponer de las máquinas adecuadas para cada una de las finalidades. El departamento de marketing es probable que precise de equipos de alta calidad para imprimir presentaciones, sin embargo, el de administración puede que solo necesite imprimir en escala de grises las copias para después archivarlas. En función del uso que se haga, se instala el equipo oportuno con la cuota adaptada para el volumen de unidades impresas y su resolución.
En el apartado de costes, conviene que destaquemos que la empresa dispone de la información exacta del volumen de impresión que se realiza. Gracias a estos datos, podemos realizar un análisis y ofrecerle a nuestros clientes las soluciones que necesitan en cada momento.
6. Sin inversión en equipos
Como somos nosotros quienes suministramos la mejor tecnología, nuestros clientes no necesitan invertir en impresoras ni en fotocopiadoras a la espera de amortizarlas a medio o largo plazo.
El todo incluido del pago por página
Nuestro servicio de outsourcing de impresión es, en definitiva, un todo incluido. La empresa no se preocupa de nada y recibe todos los meses su factura en función del acuerdo que hemos alcanzado. Disponemos de una amplia gama de equipos, desde impresoras monocromo, multifunción, láser color o láser monocromo. Sabemos que cada compañía tiene unas necesidades, por eso ofrecemos un gran abanico de soluciones.
La duración del contrato también es flexible. Lo más habitual es llegar a acuerdos que oscilan entre los 18 y los 36 meses, aunque en ocasiones los suscribimos por 48 meses. El periodo depende del equipo que se instale y de los intereses de cada uno de nuestros clientes. Lo más importante para nosotros es ofrecer un buen servicio para cubrir con éxito las necesidades de las empresas que nos confían sus servicios de impresión.
Con la externalización del parque de impresoras, las empresas no solo mejoran su rentabilidad y su productividad, sino que además están exentas de cualquier riesgo.
Así, de una manera resumida, a la hora de explicar en qué consiste el pago por uso, la definición más adecuada sería la de un servicio todo incluido en el que el pago por copia es el único coste que tienen nuestros clientes. El precio depende del volumen de impresiones y las características de cada una de las copias en función del modelo de impresora que se instale. Como proveedores del servicio, nos ocupamos de todo.
