A la hora de calcular los costes de impresión según el tipo de documento conviene que tengamos en cuenta diferentes factores que contribuirán a que la cifra varíe al alza o a la baja. Estas variables son la calidad de las impresiones, su número y la calidad del papel.
El coste de las impresiones no siempre se contempla en una empresa o en un centro de trabajo. Sin embargo, si se hace una gestión correcta, el ahorro es considerable.
Cómo influye el tipo de documento en los costes de impresión
Uno de los factores que afecta al presupuesto de impresión es el tipo de documento que se desee imprimir. Si optamos por copias de calidad en papel fotográfico, el coste será más elevado, ya que este tipo de material es más caro que el clásico folio. De la misma manera, para obtener un buen resultado, también es importante imprimir en una calidad alta, con lo que también acabaremos utilizando más tinta que en una copia normal.
Es verdad que las impresoras convencionales han reducido mucho su precio, debido a que el negocio está más en la tinta que en la máquina en sí. La estrategia es muy sencilla, nos ofrecen un precio reducido de la impresora para que comprarla resulte asequible y, al mismo tiempo, nos encarecen los consumibles, puesto que es la acción de compra que repetiremos una y otra vez.
Al hilo de la tinta, conviene destacar que muchas impresoras ofrecen los cartuchos de varios colores combinados, con lo que, si se agota un solo color, los usuarios se ven obligados a comprar uno nuevo entero.
Otros documentos que exigen una calidad buena son los que están relacionados con el sector del diseño y las presentaciones. Es imperativo disponer de una excelente impresión para que la presentación que hagamos de un servicio o de un producto sea exitosa. De lo contrario, es posible que la operación no salga adelante. Esto es así porque el documento impreso forma parte de la carta de presentación de la compañía.
Por tanto, el resultado final de la impresión es determinante para el éxito de una operación comercial. Ante esta situación, surge la cuestión que se convierte en todo un objetivo: ¿cómo podemos reducir los costes de impresión sin que afecte a la calidad? Es en este punto donde cobran fuerza las alternativas empresariales que ofrecemos: el pago por copia y la gestión eficiente de los entornos de impresión.
En una empresa se pueden utilizar diferentes máquinas, según los departamentos existentes y el uso que se haga de cada una de ellas. Somos conscientes de lo importante que es trazar una buena estrategia del mapa de impresoras y llevar un control centralizado de todo el parque de impresión. Las auditorías que realizamos las empresas especializadas permiten optimizar todo el equipamiento de la compañía, ofrecemos soluciones a medida que permiten un considerable ahorro económico.
Consejos para ahorrar costes de impresión según el tipo de documento
Una de las primeras acciones que realizamos para optimizar el parque de impresoras es un análisis del uso de las máquinas, del tipo de tecnología y de los documentos que se imprimen en cada departamento. Algunas áreas no necesitan ni papel fotográfico ni la máxima calidad a color para realizar sus impresiones, puesto que son folios en blanco y negro para archivar o para uso interno. En otras, como las de comunicación o marketing, necesitarán calidades excelentes para sus trabajos, pero sin que se disparen los costes.
Gracias a las auditorías de impresión podemos optimizar los recursos de una empresa, situando los equipos más adecuados en cada área. Uno de los avances tecnológicos en el área de las impresoras y de las fotocopiadoras se centra en maximizar la calidad, sin que ello redunde en el aumento de los costes de los consumibles. Sin embargo, este tipo de equipamientos exige una inversión elevada que no siempre se amortiza en una compañía.
Uno de los consejos que damos para reducir los costes sin que afecte la calidad es la externalización de los servicios de impresión. El pago por copia brinda la oportunidad de pagar solo por las copias que se hagan, sin que la empresa se ocupe ni del suministro de tinta, ni del papel, ni del mantenimiento técnico. En función de las necesidades de cada departamento, se administra de manera centralizada todo el parque de impresoras, con lo que cada área dispone de las máquinas más adecuadas para el trabajo que realiza y del tipo de papel que necesita para imprimir los documentos
Este tipo de servicios permiten minimizar los costes de impresión según el tipo de documento. Así, las empresas consiguen buenos estándares de calidad sin que ello redunde en el aumento del presupuesto. Te invitamos a que contactes con nosotros, diseñaremos la mejor solución para tu negocio y conseguiremos que mejores la productividad, al tiempo que ahorrarás dinero.
