Cada vez más, las pequeñas y medianas empresas de nuestro país aumentan su sensibilización con los costes de impresión que deben hacer frente cada día. Con la llegada de la crisis económica, el ahorro en los departamentos de las empresas ha ido creciendo, a veces, descuidando la calidad de los servicios que estas empresas estaban prestando. Realizar un control de impresión para ahorrar es una buena manera de reducir costes asociados, pero lo ideal es contar con un servicio de monitorización de la impresión que nos ayude a controlar los dispositivos, las copias y los costes que generan, por ejemplo a través del pago por página.
Tener bajo control todos los dispositivos (impresoras, fotocopiadoras, etc.) es una tarea complicada. Algunas veces suelen fallar, otras veces piden consumibles en el momento menos esperado o no sabemos cómo realizar con ellas diversas funciones. Por ello, existen empresas encargadas de solucionarnos todos estos problemas gracias al servicio de monitorización de impresoras para que trabajadores y jefes de las empresas puedan despreocuparse de los posibles fallos, mantenimiento, tintas… y recibir alertas que nos permiten atender las necesidades más importantes del proceso de impresión. Es posible hacerlo con decenas de impresoras de forma simultánea. Lo que conseguimos es, además de un control de lo que imprimimos y sus molestos costes asociados, ahorrarnos la tarea de revisar mes a mes todos los gastos en los que estamos incurriendo.
Servicios que recibe la empresa
– Alerta de niveles de tóner e impresoras. Optimización no solo del servicio prestado, sino también del estado en el que se encuentran las máquinas.
– Alerta de otros niveles de consumibles y piezas de los dispositivos. Estado de cada impresora o dispositivo en tiempo real para evitar problemas. Realiza pedidos automáticos cuando el nivel de tinta es bajo y está a punto de agotarse.
– Informes al detalle del estado del parque de impresión o de las intervenciones realizadas. Informes completos detallados.
– Control de costes por usuario con número de páginas, páginas a color o en blanco y negro, presupuesto máximo para imprimir…
– Diferentes límites de cuotas a pagar por cada persona. Ya sea diaria, semanal o mensualmente. Asimismo, se permite que existan usuarios privilegiados. O departamentos.
– Gráficos e informes de los gastos realizados. Histórico de actividades por impresora o usuario.
– Informes por cada tipo de usuario y su gasto detallado. Cada mes se recibe un informe automático con los usos realizadas: páginas totales, costes de impresión, qué tipo de páginas, actividades y qué departamento utiliza más la impresión…
– Servidor de impresión con la monitorización.
– Alta o modificación, así como baja de cualquier impresora. En este caso, se controlan las impresoras que están activas y las que ya no se usan.
Beneficios y ahorros concretos de la monitorización de impresoras
– Lectura de contadores. Ahorro directo evitando desplazamientos de técnicos para controlar la impresión de diferentes copias, conociendo en cada momento cuántas copias se han realizado.
– Pedidos de los consumibles. Una gran ventaja es el control remoto, recibiendo alertas de la situación de los consumibles y anticipándose a los clientes sin necesidad de contratar a técnicos que tengan que estar presentes en las instalaciones de las empresas.
– Datos en tiempo real. En directo conocerás el gasto gracias a un servidor que proporciona los datos. Se consigue entonces frenar el consumo de impresión cuando así se desea, evitando que la factura aumente o que un usuario concreto imprima más copias.
– Auditorías completas y externas. Con las auditorías conseguimos saber el gasto real y concreto, pero también cómo podemos seguir gastando menos dinero en cada proceso.
– Automatizar procesos de compra. La empresa no debe preocuparse de comprar, quedarse sin o pedir más consumibles de la impresora. Cuando el nivel de tóner es bajo, se genera automáticamente un pedido que llegará justo a tiempo a la empresa. Se evita un desplazamiento y personal administrativo que lo haga. Además, los cartuchos suelen ser más económicos en los servicios de monitorización respecto a los de las tiendas, ya que trabajamos directamente con el fabricante.
– Ahorro directo con monitorización. Está comprobado que las empresas que contratan estos servicios están ahorrando directamente hasta un 30 %, inicial, con estos servicios. La eficiencia hace liberar recursos de IT, imprimiendo en cualquier lugar, reduciendo el papel utilizado o evitando gastos superfluos del uso de los dispositivos sin autorización. Además, podemos reducir los costes operativos y consolidar una infraestructura de impresión que necesita a la empresa, adaptada por y para sus necesidades.
El mercado de los servicios de impresión en nuestro país está en auge. Hasta hace pocos años, pocas empresas contaban con este servicio por desconocimiento de su existencia. En la actualidad, es la mejor opción para garantizar ahorro y calidad en la impresión, además de cuidar el medio ambiente. Con esto conseguimos que la empresa consiga optimizar sus recursos y que se centre en la propia actividad económica que realiza.
