¿Conoces la importancia de la evaluación de las políticas de impresión en las empresas?
Vivimos en una sociedad en la que, cada vez más, se tiende a informatizar cualquier tipo de documento. Las reuniones se realizan por videoconferencia, vivimos con el teléfono móvil pegado a los dedos y las cartas o los faxes hace mucho tiempo que se sustituyeron por emails o compartición de documentos en la nube.
Es una tendencia en la que buscamos facilidades, ahorro de tiempo y, por supuesto, también económico. Pero la informatización de documentos no siempre es posible cuando hablamos de pequeñas y medianas empresas. Aun habiendo una gran cantidad de documentos que se digitalizan, siguen existiendo otros tantos que necesitan ser tanto impresos como escaneados.
¿Cómo podemos optimizar estas impresiones para que sigan la tendencia del ahorro? Sencillo. Analizando tanto las necesidades como las políticas de impresión de una compañía. Veamos cómo podemos llevar a cabo este proceso.
Análisis de las necesidades de impresión de una compañía
Existen diferentes variables que se pueden analizar. En función de los resultados que se obtengan, será más rentable un tipo de impresora u otra y nos ayudará a ahorrar una gran cantidad de dinero. ¿Qué variables son estas?
Las impresoras con las que trabajamos
La manera más cómoda de llevar el control del tipo de impresoras con las que se trabaja es externalizar los servicios de impresión y trabajar con un pago por uso o pago por copia. De esta manera la empresa externa en quien deleguemos podrá llevar un control exhaustivo de cada uno de los dispositivos que tengamos y de la cantidad de copias o impresiones realizadas.
La mejor manera de llevar a cabo este control es tener las estadísticas de las copias clasificadas por cada impresora de la que dispongamos. Esto nos permitirá saber qué impresora es la más utilizada, cuántas páginas se han impreso en ella o cuál ha sido el coste que nos ha supuesto esa impresión.
También se podrá observar si esos documentos impresos han sido en blanco y negro o en color, en caso de poseer un dispositivo que no imprima únicamente en una escala de grises.
La cantidad de documentos imprime cada empleado
Medir la cantidad de impresiones realizadas a nivel de dispositivo no es tan útil como medirlas a nivel de empleado o incluso de departamento. De esta manera podremos ver qué personas necesitan imprimir más cantidad de veces o incluso qué departamentos utilizan solo escala de grises o color.
Esto nos ayudará a escoger la mejor impresora para cada sección de la empresa. Si un departamento imprime únicamente en escala de grises y en modo borrador porque no necesita gran calidad en sus documentos, podremos colocar allí una impresora más económica y con menos prestaciones que en el área de marketing, por ejemplo, un área donde probablemente se necesite mucha mayor calidad y una impresión a todo color.
Conocer qué tipo de documentos se imprimen por empleado es crucial si buscamos de hablar del ahorro en la impresión.
Establecimiento de políticas de impresión
Una vez evaluados tanto los dispositivos como los departamentos y los empleados, una de las mejores opciones para el ahorro es el establecimiento de una serie de políticas de impresión.
Una vez más, lo más sencillo para realizar este tipo de procedimientos es contar con una empresa externa, como Fabricom, que se encargue de los servicios de impresión. De esta manera podremos estar tranquilos, porque alguien con experiencia y profesionalidad se estará encargando de que ahorremos en algo tan cotidiano como la impresión de documentos.
¿Qué políticas de impresión podemos utilizar en nuestra empresa? Podemos comenzar, por ejemplo, fijando una serie de saldos por empleado. Con esto nos referimos a que cada empleado tenga un saldo asignado para realizar impresiones de manera mensual y no puedan superarlo a menos que posean una autorización explícita.
Podremos restringir también el uso del color por departamentos, por ejemplo, o el uso de las impresiones a una cara, haciendo obligatorio la impresión a doble cara.
Ahorro con el pago por uso
Externalizando el servicio de impresión, además de obtener informes muy esclarecedores de manera mensual o incluso semanal, necesitaremos pagar únicamente por cada copia realizada, lo que supondrá un gran ahorro.
De hecho, este tipo de gestión de la impresión nos permitirá fijar una serie de objetivos como los costes medios de las impresiones de cada departamento o usuario.
Podremos también potenciar la impresión a doble cara, lo que nos hará obtener un gran ahorro en papel, o restringir el uso de color en los departamentos en los que no es necesario, como hablábamos anteriormente.
La evaluación de las políticas de impresión es uno de los factores más sencillos de externalizar en una empresa. Gracias a Fabricom y al pago por copia podrás tener la tranquilidad de contar con grandes profesionales en la materia. Ponte en contacto con nosotros para saber que dejas las impresiones de tu negocio en buenas manos.
