Una gestoría, por definición, es un lugar donde se tienen que imprimir un sinfín de documentos y hay que intentar realizar un control de impresión. Contratos, borradores, hojas salariales, balances contables o liquidaciones de impuestos, entre otros, son una necesidad del día a día para atender a los clientes. El control de costes de impresión en una asesoría es una forma de cuadrar las cuentas del negocio y, por qué no, de dar un mejor servicio.
En este artículo hacemos un resumen de los principales gastos que se derivan de la impresión de un documento y se plantea la posibilidad del pago por uso como opción para mantener costes y evitar mayores gastos.
Gastos de impresión en las gestorías
Los gastos de impresión en las gestorías se pueden dividir en varios aspectos. El principal problema suele derivarse de las incidencias, ya sea por averías de los dispositivos o por el desgaste de los consumibles, que son gastos no tan conocidos o de más largo plazo. No obstante, también hay otros gastos que conviene conocer para llevar a cabo una política racional de gestión de impresiones.
La conclusión que podemos extraer de esta cuestión es que el control de costes de impresión en una asesoría tiene que partir del conocimiento real de todos los gastos asociados. Por este mismo, es conveniente que conozcamos de forma individualizada cada gasto. Solo así, se pueden tomar decisiones basadas en datos reales y no en estimaciones, una política que conviene desterrar.
Papel
Este es el gasto más evidente derivado de imprimir o fotocopiar una página. El precio del papel va a variar en función de cuántos folios compres de una vez, aunque la mayoría de las empresas optan por los paquetes de 500 folios. Como se puede cuantificar directamente, sí que se sabe.
?Impresión o copia
Aquí es donde las cosas se empiezan a complicar porque estos costes tienen dos problemas. En primer lugar, el precio del consumible va a variar en función de la marca, el comercio, la ciudad y otras circunstancias, siendo un gasto volátil. En segundo lugar, en función del uso o de la calidad con la que se impriman los documentos. El control de impresión puede ayudar a racionalizar algo el consumo, pero no soluciona todo el problema.
Mantenimiento
Como en toda la maquinaria, las impresoras o fotocopiadoras se estropean y, por este motivo, una asesoría se puede encontrar con un sobrecoste debido a dos razones. Primero, por la factura directa derivada del gasto de la reparación. En segundo lugar, debido a que la compañía va a tener que buscar algunos medios alternativos para dar servicio al cliente que, a corto plazo, resultarán más costosos.
?Compra de la maquinaria
Este es un gasto que se suele conocer de primera mano porque responde a la cantidad total que hay que abonar por la compra de una impresora o fotocopiadora. Eso sí, existen algunos factores que hay que tener en cuenta para saber realmente cuánto cuesta. Hacer un cálculo de la vida útil del dispositivo es importante, porque de esta forma podremos tener una idea real de cuánto va a durar la maquinaria y del coste anual asociado a la misma.
El pago por uso como solución
El pago por uso en las gestorías es una forma de conjugar varias cuestiones favorables para este tipo de negocio, y por este motivo cada vez son más las empresas del sector que optan por esta fórmula. Nosotros te ofrecemos esta opción que cuenta con varias ventajas en tu día a día profesional.
El pago por uso da tranquilidad porque el negocio solo se va a tener que preocupar de comprar el papel, o en ocasiones ni eso. Por una cuota mensual, se incluye la impresora o copistería, los consumibles y el mantenimiento, consiguiendo así un control de los costes. Por otra parte, también hay que destacar la existencia de un control remoto que garantiza una respuesta rápida y eficaz ante cualquier incidencia que se presente.
Otro factor a considerar es que, para conseguir un control de costes de impresión en una asesoría, este servicio incluye un análisis de los costes y los gastos. Por lo tanto, el negocio contará con esta información para poder realizar políticas de control del gasto, lo que redundará en una mayor eficiencia empresarial.
Es importante que destaquemos, además, que tenemos varios modelos a tu disposición, de manera que podrás elegir aquel que prefieras o que más se adapte a las necesidades de tu negocio.
Conclusión
Implantar el pago por uso en las gestorías en caso de tener impresoras o fotocopiadoras es una forma de ahorrar costes a medio plazo y despreocuparse de las incidencias que se puedan dar. Por este motivo, recomendamos la utilización de este servicio porque, además, estamos en disposición de garantizar respuesta y profesionalidad en nuestro servicio de mantenimiento.
